Web、IT、インターネットサービスを考える -2-

前回の記事では会社として携帯電話(スマートフォン)をどのように使って、どのようなルールが必要なのかを書きました。どちらかとディフェンス部分が中心でした。ここではオフェンス、攻めのIT活用のヒントになるようなサービスを紹介したいと思います。

Web、IT、インターネットサービスを考える その2

パソコンや携帯電話(スマートフォン)を仕事でも使うようになっているのになぜか効率が上がっていない気がする。もしかしたら使い方がまだ途上なのかもしれません。少しでもこの記事を読んで役に立てれば嬉しいです。

便利なアプリを使う

LINE WORKS

いまや国内ユーザー数が7000万ユーザーとも言われているLINEはみなさんもよく使っていると思います。ただこのLINEが原因で児童が自殺に追い込まれるようなネガティブなニュースもありますように、使い方次第では従業員にも過度なストレスを与えかねないのです。

法人契約の携帯電話でLINEアカウントを作ってあり、そのアカウントで取引先とやり取りをしている場合はまだ良いですが、個人の携帯電話をビジネスでも使わせていてLINEアカウントもビジネスとプライベート共用となると勤務時間外、休日にも取引先からLINEで連絡が来てしまって真面目な人ほど真摯に対応して勤務時間外や休日も仕事から離れられないというケースも多いようです。

もし、会社として携帯を与えていない場合にはビジネス用LINEアカウントが持てるLINE WORKSなども検討してみると良いでしょう。

Dropbox(ドロップボックス)、OneDrive(ワンドライブ)他

様々な業種ででパソコンを使うようになっている今では、図面や注文書、見積り、各種案内などがインターネット上でデータファイルとして送られてくることが増えていると思います。このインターネットで送られてきたデータファイルを毎回毎回従業員にメールで転送しているという話もよく聞きますが、クラウドサービスを使うことでメールでのやり取りを軽減したりより多くの人でデータファイルを共有できるんです。

パソコンにも携帯電話にもアプリがあるサービスだと慣れてくると快適ですからDropboxはおすすめです。容量に制限はありますが無料から使えるのもありがたいですよね。

ただ、注意が必要です!

クラウドサービスを提供している会社がある日突然サービスを止めることになり、期限までにクラウド上にアップロードしたデータファイルを確認しておかないと全て無になります。クラウドサービス提供会社もビジネスですからお金を生み出せない事業は撤退するのは必然です。そのためにもクラウド上にアップしてあるデータファイルは自社のサーバーやパソコン、ハードディスクなどにもバックアップしておくことをオススメします。

Gmail

みなさんは、パソコンでは何のアプリケーション(メールソフト)を使用してメールの送受信をしていますか?Outlook、Windows Live メールなどを使っていますか?携帯電話ではいかがでしょうか。androidにもiPhoneにも元々「メール(Mail)」というアプリケーションが入っていてそれを使うのが当たり前のように感じて使っていませんか?

パソコンと携帯電話で異なるアプリケーションでメールの送受信を行っていると携帯電話から送ったメールの履歴がパソコン上には無かったり逆のケースもあります。こういうときは後で困ることになります。そうならないためにもパソコンと携帯電話上で同じアプリケーションでメールの送受信を行うと便利なんです。

中でもおすすめなのがGmailです。Gmailは*****@gmail.comというメールアドレスを取得してプライベート用に使用し、会社のメールアカウントも追加すればGmailひとつで複数のメールアカウントの送受信が行えます。パソコンからも携帯電話からもGmailを使っていれば常にパソコンと携帯電話の送受信履歴が同じですし、既に読んだメールと読んでいないメールも同期されているので読み漏れも防げます。

今回は初級編として法人として携帯電話(スマートフォン)を以下に有効的に活用するかを考えて書いてみました。Caneではホームページやデザインだけの事では無く、戸塚の事業者がWebやIT、インターネットサービスをその会社の事業に合ったベストな選択をするお手伝いもさせていただいております。

いま、ご自身の会社が最適なツールを使えているのか、ITを有効活用できているのか不安な時や、何か導入したいツールがあるけれど他にも良いのがあれば知りたい等ありましたらお気軽にこちらからご相談ください。

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